Jak wybrać salę weselną

Harmonogram przygotowań

Sporządzenie harmonogramu czynności i rzeczy do załatwienia nie tylko pozwoli zaplanować wszystkie czynności w czasie, ale da czas na dokonanie właściwych wyborów. Takie planowanie zapewnia, że o niczym nie zapomnicie i nic nie zostanie zostawione na ostatnią chwilę. Sporządźcie harmonogram wg poniższych punktów:

• budżet do dyspozycji,
• kameralne czy duże przyjęcie,
• orientacyjna ilość gości,
• wybór sali i rezerwacja terminu (od tego będzie zależała data ślubu),
• wybór i rezerwacja DJ lub zespołu (terminy też są bardzo odległe),
• rezerwacja daty ślubu (USC, kościół),
• wybór i zamówienie zaproszeń,
• zaproszenie gości,
• wybór obrączek,
• wybór świadków,
• wybór sukienki i garnituru,
• wybór bukietu ślubnego,
• zorganizowanie transportu.

W trakcie przygotowań na pewno pojawią się dodatkowe punkty i sprawy do załatwienia. Nie ulega kwestii, że sprawą kluczową jest sala weselna i muzyka.

Sala idealna, czyli skrojona na miarę

Wymarzona sala weselna, to sala skrojona (wybrana) na miarę. Dotyczy to wielkości, wystroju, lokalizacji, zaplecza, oferowanych usług.

Przed rozpoczęciem poszukiwania odpowiedniej sali musicie znać orientacyjną ilość gości. To bardzo ważne, by wynajmowana sala była dopasowana wielkością. Musi zapewniać gościom wygodne miejsce do siedzenia przy stole i swobodę poruszania się między stołami. Niedopuszczalne jest, by przejście na parkiet lub do toalety wymagało przeciskania się między krzesłami. Nie ma sensu wynajmowanie dużej sali dla 40 osób. Po pierwsze koszty będą dużo większe, po drugie nadmiar wolnej przestrzeni może powodować zagubienie i dyskomfort.

Styl wnętrz

W ostatnich latach panuje moda na śluby plenerowe i wesela we wnętrzach pałacowych lub zamkowych. Niewątpliwie takie uroczystości charakteryzują się wielką elegancją, ale by nie było dysonansu, trzeba dopasować do tego całą oprawę, czyli wystrój, muzykę. Musicie pamiętać, że wesele jest utrwalane przez fotografa na zdjęciach i kasecie filmowej. Śluby plenerowe wymagają także zabezpieczenia na wypadek brzydkiej pogody, większość lokali dysponuje namiotami, ale lepiej uzyskać pewność w tej kwestii.

Nowoczesna muzyka, country lub disco polo nie pasują do klasycznych wnętrz. Jeśli lubicie taki styl muzyki, to lepiej wynająć lokal w nowoczesnym hotelu lub stylizowany na karczmę.

Styl lokalu trzeba dobrać pod kątem wieku gości i ich upodobań.

Lokalizacja

To bardzo istotna kwestia, która wpływa na koszty wesela. Lokal położony w pobliżu miejsca ślubu znacznie je ogranicza oraz skraca czas dotarcia gości do sali weselnej. Jednak nie zawsze tak jest, zwłaszcza jeśli chodzi o lokale położone w centrum miasta. Czasami oferta sali weselnej oddalonej o kilka lub kilkanaście kilometrów jest na tyle atrakcyjna, że warto ponieść dodatkowe koszty transportu gości. Bez względu na położenie, lokal powinien zapewniać bezpłatny parking dla gości. Znając liczbę gości zmotoryzowanych warto porównać ją z ilością miejsc parkingowych.

Przed dokonaniem ostatecznego wyboru każdą salę musicie oglądać osobiście, najlepiej jeszcze w towarzystwie rodziców lub przyjaciół. Wymiana ocen ułatwi właściwy wybór.

Menu

Obok wystroju sali to element najważniejszy i mający znaczący wpływ na cenę wynajmu lokalu weselnego, ale także na późniejsze oceny gości. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto udać się incognito na obiad i sprawdzić, czy dania są smaczne, dobrze przyprawione, czy obsługa jest miła. Niektóre lokale oferują dania próbne dla Młodej Pary, ale nie zawsze musi być to zgodne z tym, co później zostanie zaserwowane gościom. Lepiej jest więc dokonać degustacji anonimowo.

Ustalając menu na przyjęcie weselne koniecznie musicie sprecyzować ilość dań gorących, możliwość wyboru surówek, rodzajów mięsa, godziny podawania. Zawsze do wyboru powinny być co najmniej 2 opcje, które zostaną podane na stół, a indywidualny wybór będzie należał do gości.

Do ustalenia pozostaje także zimna płyta, sałatki, przekąski, zimne napoje (ilość na osobę i rodzaje), ciasta oraz tort weselny. Część lokali wlicza to w cenę “talerzyka”, czyli ceny od osoby, inne oferują je w ograniczonym zakresie. Zawsze trzeba dokładnie to sprawdzić i ustalić. Następnie przeliczyć i wybrać opcję tańszą. Zakup dodatkowych napojów, owoców, ciasta i tortu, to nie tylko dodatkowe koszty, ale także dodatkowy czas, który trzeba poświęcić na zakup i dostarczenie produktów do lokalu.

Alkohol na weselu

W ramach standardowej oferty większość lokali oferuje symboliczną lampkę szampana oraz alkohol w barze, który jest oczywiście bardzo drogi. Trzeba ustalić, ile wynosi tzw. korkowe, czyli opłata od własnego alkoholu. Niektóre lokale oferują wynajęcie kegi i dystrybutora do piwa, ale wszystkie te szczegóły należy ustalić wcześniej.

Trzeba pamiętać także o winie białym i czerwonym, bo nie wszyscy biesiadnicy gustują w mocnych trunkach. Znajomość ich upodobań znacznie ułatwi przygotowanie odpowiedniego zestawu.

Dania na specjalne życzenie

Ustalając menu trzeba uzyskać informację, czy lokal oferuje możliwość zamówienia potraw dla osób ze specjalnymi wymaganiami żywieniowymi, np. dla osób uczulonych na laktozę, gluten, dla diabetyków, wegetarian lub wegan. To bardzo ważne, bo coraz więcej ludzi stosuje diety specjalistyczne.

Podłoga i zaplecze

Dla niektórych są to drobiazgi, na które nie warto zwracać uwagi. W rzeczywistości to kwestie ważne, chociaż oczywiście nie najważniejsze. Pięknie polakierowany parkiet prezentuje się wykwintnie, ale może utrudniać tańczenie w eleganckich butach i tancerze mogą być narażeni na poślizgi, zwłaszcza po północy.

Toalety powinny być umieszczone na tym samym poziomie co sala i ilość kabin powinna być dopasowana do ilości gości. Czystość kabin, uzupełnianie papieru toaletowego i ręczników papierowych powinien zapewniać lokal.

Dodatkowa oferta

Wiele lokali oferujących sale weselne ma w swojej propozycji także dodatkowe usługi. Oferują noclegi dla gości, apartament dla Młodej Pary. To atrakcyjne opcje dla tych, którzy organizują wesele poza miastem i mają dużą liczbę gości przyjezdnych. W ofercie hoteli znajdziecie także SPA lub basen w drugim dniu wesela. W zimie wśród propozycji może znaleźć się kulig dla gości. Oczywiście taka oferta inclusive pociąga za sobą dodatkowe koszty, ale efekt będzie niepowtarzalny.

Wiele firm organizujących wesela oferuje pomoc w wynajęciu samochodu do ślubu, DJ, zespołu muzycznego, fotografa. Zawsze taka propozycja jest tańsza niż samodzielne wynajmowanie poszczególnych usługodawców. Długa współpraca owocuje promocyjnymi cenami.

Ogród i ślub plenerowy

Ślub plenerowy to niewątpliwie wyjątkowa atmosfera i wystrój. Ślub w otoczeniu zieleni, naturalnego klimatu, stworzy dla Młodej Pary i gości wyjątkowy nastrój. Szpalery zielonych krzewów, kwitnących kwiatów posadzonych wzdłuż alej stanowią doskonałe tło dla ceremonii ślubnej i pięknie prezentują się na pamiątkowych zdjęciach. Po uroczystym ślubie goście mogą udać się do sali weselnej. Nawet niewielki ogród przy sali weselnej jest ważny. Goście mogą wyjść na zewnątrz i zaczerpnąć świeżego powietrza, a dzieci trochę pobiegać i spożytkować nadmiar energii.

Klimatyzacja i ogrzewanie

W zależności od pory roku lokal powinien mieć ogrzewanie i klimatyzację. Ich funkcjonowanie musi mieć możliwość regulowania. Wiadomo, że w miarę rozkręcania się imprezy ogrzewanie trzeba będzie zmniejszać, a dopływ świeżego powietrza zwiększać. To zapewni uczestnikom uroczystości weselnej komfort na sali weselnej i na parkiecie.

Warto też dowiedzieć się o zasilanie awaryjne w razie braku zasilania z sieci, to bardzo rzadkie przypadki, ale się zdarzają. Bez prądu nie będzie żadnego wesela.

Dekoracja sali

Większość lokali posiada ogólny wystrój (kolory ścian, pokrowce na krzesła, obrusy na stoły), ale decydujące znaczenie mają szczegóły. Najlepiej wybrać salę w neutralnych kolorach. Znacznie łatwiej jest nadać jej indywidualny klimat za pomocą bukietów kwiatowych na stołach, girlandów na ścianach lub innych elementów dekoracyjnych. Jasne, pastelowe kolory lepiej prezentują się na zdjęciach i filmach robionych w trakcie przyjęcia, niż kolory intensywne lub ciemne, które są dominujące.

Czasami lokal umożliwia Nowożeńcom realizację własnego projektu dekoracji, ale trzeba wtedy ustalić kto ją wykona oraz sposób pokrywania kosztów.

Wieczór panieński i kawalerski

Organizowanie wieczoru panieńskiego lub kawalerskiego w tym samym lokalu w wielu wypadkach jest bardzo praktycznym rozwiązaniem. Z reguły można uzyskać wtedy atrakcyjne rabaty i sprawdzić menu. To także wtedy jest jeszcze czas, by zgłosić jakieś drobne uwagi. Oczywiście taki wieczór każdy z Nowożeńców spędza osobna na super zabawie w gronie najlepszych przyjaciół.

Umowa - co powinna zawierać?

Jeżeli dokonaliście już ostatecznego wyboru, to czas na podpisanie umowy. Ustalenia ustne są niewystarczające i nie gwarantują niczego. Musicie mieć świadomość, że każdy lokal chce pozyskać klienta i w trakcie rozmów wstępnych oferuje bardzo atrakcyjne warunki. Umowa pisemna daje możliwość egzekwowania zobowiązań i ewentualnego dochodzenia roszczeń. W internecie można znaleźć gotowe wzory, które po modyfikacji można wykorzystać w każdym przypadku.

Punkty umowy

Każda umowa musi zawierać:

• dane osób podpisujących,
• miejsce realizacji i datę (godziny przyjęcia weselnego),
• liczbę gości i ostateczny czas ich potwierdzenia,
• menu i datę jego zatwierdzenia,
• ilość napojów,
• czas dostarczenia dodatkowych produktów przez zamawiającego (ciasta, napoje, alkohol),
• częstotliwość uzupełniania zimnej płyty,
• ilość kelnerów,
• zwrot produktów niewykorzystanych,
• sposób zapewnienia bezpieczeństwa gości i ich garderoby,
• zniżki dla dzieci,
• termin i kwota zaliczki,
• ostateczny termin rozliczenia,
• formy rozwiązania umowy.

Zawarcie umowy w formie pisemnej jest bardzo istotne, ponieważ tylko wtedy obie strony mają możliwość egzekwowania wzajemnych zobowiązań i roszczeń.

Czas i trud poświęcony na przygotowanie uroczystości weselnej zostanie wynagrodzony przez zadowolenie i podziękowania gości weselnych oraz niezapomniane wrażenia.